Opinión N°039-2020/DTN

Dirección Técnico Normativa Opinión Expediente Nº 13564 T.D.: 16475633 OPINIÓN Nº 039-2020/DTN Entidad: China Railway Nº 10 Engineering Group LTD – Sucursal del Perú Asunto: Presentación de documentos provenientes del extranjero. Referencia: Carta CREC-NO.10-SP-2020-034 de fecha 06.FEB.2020

• ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el Representante Legal Permanente de la Empresa China Railway Nº 10 Engineering Group LTD Sucursal del Perú realiza una consulta sobre la presentación de documentos provenientes del extranjero para la suscripción de un contrato. Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Técnico Especializado son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal n) del artículo 52 de la Ley de Contrataciones del Estado, Ley N° 30225, modificada por Decreto Legislativo N° 1444; así como numeral 3 del acápite II del Anexo N° 2 del Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 344-2018- EF. En ese sentido, la conclusión de la presente opinión no se encuentra vinculada necesariamente a situación particular alguna.

• CONSULTA Y ANÁLISIS

Para efectos de la presente opinión se entenderá por:  “Ley” a la aprobada mediante Ley N° 30225 y modificada por el Decreto Legislativo N° 1444, vigente a partir del 30 de enero de 2019.  “Reglamento” al aprobado mediante Decreto Supremo N° 344-2018-EF y modificado mediante Decreto Supremo N° 377-2019-EF, vigente a partir del 15 de diciembre de 2019. Dicho lo anterior, las consultas formuladas son las siguientes: 2.1. “De acuerdo con el literal e) del numeral 139.1 del artículo 139 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Supremo Nº 344- 2018-EF, y con su desarrollo en la Sección Específica de las Bases Estándar respectivas, ¿debe entenderse que para suscribir el contrato el postor ganador de la buena pro debe presentar el original de los documentos que acrediten el requisito de calificación referidos a la capacidad técnica y profesional, y cuando estos se encuentran en idioma extranjero presentar su traducción también en original, o es posible presentar copia simple de los mismos?” (Sic). 2.1.1. En primer término, debe indicarse que de acuerdo con el numeral 49.3 del artículo 49 del Reglamento y literal e) del numeral 139.1 del artículo 139 del mismo cuerpo normativo, en el caso de consultoría y ejecución de obras, la revisión de los requisitos de calificación vinculados a la “capacidad técnica y profesional” (dentro del cual se consideran los requisitos referidos a las "calificaciones y experiencia del personal clave"), es verificada por el órgano encargado de las contrataciones para la suscripción del contrato1. Por tanto, tratándose de obras y consultoría de obras, la acreditación del plantel profesional clave se realiza para la suscripción del contrato, es decir, en dicha oportunidad el postor presenta y acredita la experiencia y calificaciones del personal clave2. En esa misma línea, cabe precisar que en el capítulo II de la Sección Específica de las Bases Estándar para la contratación de consultoría y ejecución de obras3 se encuentran establecidos los requisitos para perfeccionar el contrato, señalándose entre otros, los siguientes: “p) Copia de los diplomas que acrediten la formación académica requerida del plantel profesional clave, en caso que el grado o título profesional requerido no se encuentre publicado en el Registro Nacional de Grados Académicos y Títulos Profesionales a cargo de la de la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria – SUNEDU; q) Copia de (i) contratos y su respectiva conformidad o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier otra documentación que, de manera fehaciente demuestre la experiencia del personal que conforma el plantel profesional clave.” En ese sentido, tratándose de obras y consultoría de obras, para la suscripción del contrato el postor adjudicado con la buena pro deberá presentar la copia de los documentos que –en concordancia con la normativa especial en materia educativa– acrediten la formación académica y experiencia del personal clave. 1 El artículo 141 del Reglamento establece el procedimiento para “el perfeccionamiento del contrato”, conforme a lo siguiente: “Dentro del plazo de ocho (8) días hábiles siguientes al registro en el SEACE del consentimiento de la buena pro o de que esta haya quedado administrativamente firme, el postor ganador de la buena pro presenta los requisitos para perfeccionar el contrato. En un plazo que no puede exceder de los dos (2) días hábiles siguientes de presentados los documentos la Entidad suscribe el contrato o notifica la orden de compra o de servicio, según corresponda, u otorga un plazo adicional para subsanar los requisitos, el que no puede exceder de cuatro (4) días hábiles contados desde el día siguiente de la notificación de la Entidad. A los dos (2) días hábiles como máximo de subsanadas las observaciones se suscribe el contrato.” 2 Los documentos a los que se refiere el literal e) del numeral 139.1 son subsanables cuando el ganador de la buena pro presenta como personal clave a profesionales que se encuentran prestando servicios como residente o supervisor en obras contratadas por la Entidad que no cuentan con recepción. 3 Aprobadas mediante Directiva Nº 001-2019-OSCE/CD.

2.1.2. En relación con lo anterior, debe indicarse que aun cuando la normativa de contrataciones del Estado no señale que los documentos públicos o privados que provengan del extranjero, deban cumplir alguna formalidad en particular a efectos de ser presentados en el marco de un proceso de contratación, debe tenerse presente que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 508 del Decreto Supremo Nº 076-2005-RE, “Reglamento Consular del Perú”, para que un documento público o privado extendido en el exterior pueda surtir efectos legales en el Perú debe estar legalizado por los funcionarios consulares peruanos competentes4, cuyas firmas deben ser autenticadas posteriormente por el área correspondiente de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú5. No obstante, el “Convenio de la Apostilla”6, vigente en el Perú desde el 30 de setiembre del 2010, suprime la exigencia de legalizar los documentos públicos extranjeros, a efectos de que tengan valor en los países que forman parte de dicho convenio. De lo antes expuesto, se advierte que, para que los documentos expedidos en el exterior tengan validez en el Perú deben estar legalizados por los funcionarios consulares peruanos y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú o, en el caso de documentos públicos emitidos en países que formen parte del Convenio de la Apostilla, bastará con que estos cuenten con la Apostilla de la Haya. 2.1.3. Ahora bien, tratándose de documentación que además de ser emitida en el extranjero se encuentren en idioma distinto al castellano, el numeral 59.1 del

artículo 59 del Reglamento, establece lo siguiente: “Los documentos que

acompañan a las expresiones de interés, las ofertas y cotizaciones, según corresponda, se presentan en idioma español. Cuando los documentos no figuren en idioma español, se presenta la respectiva traducción por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado, según corresponda, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que pueda ser presentada en el idioma original. El postor es responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.” (El subrayado es agregado). De acuerdo con la disposición citada, los documentos que acompañan a las expresiones de interés, a las ofertas y cotizaciones, en principio, deben presentarse 4 Al respecto, el artículo 510 del Decreto Supremo Nº 076-2005-RE, establece que “De no existir Oficinas Consulares ni representación diplomática peruana en un Estado, el área de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá legalizar las firmas de los funcionarios consulares o diplomáticos extranjeros, cuyas firmas se encuentren debidamente registradas.” (El resaltado es agregado). 5 Por su parte, el artículo 509 del Decreto Supremo Nº 076-2005-RE, dispone que “Además de la legalización de los documentos que se señalan en el artículo anterior, los interesados deberán cumplir con los requisitos adicionales que contemple la legislación peruana para la validez en el Perú de los documentos extendidos en el exterior.” 6 Aprobado mediante Resolución Legislativa Nº 29445 y ratificado por Decreto Supremo Nº 086-2009- RE, el cual entró en vigencia, el 30 de setiembre de 2010, de acuerdo con la publicación efectuada en el diario oficial “El Peruano”, con fecha 15 de octubre de 2010.

en idioma español; de no ser así, deben presentarse acompañados de su respectiva traducción, la cual debe ser realizada por un traductor público juramentado o por un traductor colegiado certificado. Para mayor comprensión respecto de lo desarrollado, puede revisarse el siguiente gráfico: En cuanto a la posibilidad de presentar copia de las traducciones realizadas por traductor público juramentado o por un traductor colegiado certificado, corresponde efectuar las siguientes precisiones. En primer término, es importante anotar que la normativa de contrataciones del Estado no ha precisado si la traducción efectuada por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado debe ser presentada necesariamente en original o si es posible que se presente copia de dicho documento. En ese contexto, es importante traer a colación lo señalado en la Primera

previsto en la Ley y el Reglamento, son de aplicación supletoria las normas de derecho público y, sólo en ausencia de éstas, las de derecho privado.” (El resaltado es agregado). En atención a ello, cabe mencionar que el numeral 41.1 del artículo 41 de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, modificado por el Decreto Legislativo Nº 1272 -de aplicación supletoria a la normativa de contrataciones del Estado- establece que las entidades están obligadas a recibir en vez de la documentación oficial, los siguientes documentos: “Copias simples en reemplazo de los originales o copias legalizadas notarialmente de tales documentos, acompañadas de declaración jurada del administrado acerca de su autenticidad.

(...) y tendrán el mismo valor que los documentos originales para el cumplimiento de los requisitos correspondientes a la tramitación de procedimientos administrativos seguidos ante cualquier entidad.” (El resaltado es agregado). Asimismo, el numeral 41.2 del referido artículo, precisa que: “La presentación y admisión de los sucedáneos documentales, se hace al amparo del principio de presunción de veracidad y conlleva la realización obligatoria de acciones de fiscalización posterior a cargo de dichas entidades.” Por tanto, en virtud de lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, es posible que los postores presenten “copias simples o copias legalizadas notarialmente, acompañadas de declaración jurada del administrado acerca de su autenticidad” de las traducciones efectuadas por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado –según sea el caso– , en reemplazo del original de la referida traducción. 2.2. “Asimismo, de acuerdo con dicho artículo y con la “Nota Importante” del numeral sobre requisitos para perfeccionar el contrato de la Sección Específica de las Bases Estándar, ¿debe entenderse que para suscribir el contrato el postor ganador de la buena pro debe presentar el original de los documentos públicos y privados extendidos en el exterior legalizados por los consulados peruanos y refrendados del Ministerio de Relaciones Exteriores, o es posible presentar copia simple de los mismos, una vez que cuente con dicha legalización y refrendo?” (Sic). 2.2.1. Tal como se indicó al absolver la consulta anterior, para que los documentos públicos o privados que provengan del extranjero puedan surtir efectos legales en el Perú, deben estar legalizados por los funcionarios consulares peruanos y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, salvo que se trate de documentos públicos emitidos en países que formen parte del Convenio de la Apostilla, en cuyo caso bastará con que estos cuenten con la Apostilla de la Haya. Cabe precisar que además de la legalización de los documentos señalada en el párrafo anterior, los interesados deberán cumplir con los requisitos adicionales que contemple la normativa especial de la materia para la validez en el Perú de los documentos extendidos en el exterior. En ese sentido, una vez que los documentos públicos o privados extendidos en el extranjero hubiesen cumplido con todos los requisitos necesarios para dotarlos de validez en el Perú, estos pueden utilizarse en el marco de los procesos de contratación que desarrollen las Entidades. 2.2.2 Llegado a este punto, es importante reiterar que dentro de las Bases Estándar para la contratación de consultoría y ejecución de obras se encuentran establecidos los requisitos de calificación que se acreditan para el perfeccionamiento del contrato, encontrándose entre ellos, aquellos referidos a la formación académica y experiencia del personal clave, conforme a lo siguiente:

 Copia de los diplomas que acrediten la formación académica requerida del plantel profesional clave, en caso que el grado o título profesional requerido no se encuentre publicado en el Registro Nacional de Grados Académicos y Títulos Profesionales a cargo de la de la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria – SUNEDU;7  Copia de (i) contratos y su respectiva conformidad o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier otra documentación que, de manera fehaciente demuestre la experiencia del personal que conforma el plantel profesional clave. En ese sentido, a efectos de acreditar los requisitos referidos a la formación académica y experiencia del personal clave, el postor adjudicado puede presentar copia de documentos públicos o privados extendidos en el extranjero, siempre que, previamente, dichos documentos hubiesen cumplido con todos los requisitos necesarios para dotarlos de validez en el Perú. 2.3. De acuerdo con literal a) del numeral 139.1 del artículo 139 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Supremo Nº 344- 2018-EF, el artículo 33 del TUO de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Supremo Nº 082-2019-EF, y con su desarrollo en el numeral 3.3 de la Sección General de las Bases Estándar, ¿debe entenderse que para la firma del contrato el postor ganador de la buena pro debe presentar una garantía (carta fianza o póliza de caución) en original, y de ser emitida por una empresa considerada en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú debe contar con las legalización del consulado peruano y el referendo del Ministerio de Relaciones Exteriores, y de ser el caso acompañada con su respectiva traducción en copia simple o en original? (Sic) 2.3.1. De manera previa, debe señalarse, que el numeral 33.2 del artículo 33 de la Ley señala que “Las garantías que acepten las Entidades deben ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país, al solo requerimiento de la Entidad, bajo responsabilidad de las empresas que las emiten. Dichas empresas deben encontrarse bajo la supervisión directa de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y deben estar autorizadas para emitir garantías; o estar consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú”. Como es de verse, las Entidades sólo deben aceptar garantías incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al solo requerimiento de la Entidad, bajo responsabilidad de las empresas que las emitan, las mismas que deben encontrarse bajo la supervisión directa de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y estar autorizadas para emitir garantías; así también cabe la posibilidad de que se acepten garantías 7 En este punto, es importante señalar que luego de obtener la resolución mediante la cual SUNEDU reconoce un grado o título extranjero, es posible solicitar una constancia de inscripción de dicho reconocimiento; así también se puede visualizar dicho registro a través de la página SUNEDU en línea.

que hayan sido emitidas por alguna de las empresas consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú. Asimismo, cabe reiterar que una vez que los documentos públicos o privados extendidos en el extranjero cumplan con todos los requisitos necesarios para dotarlos de validez en el Perú, estos pueden utilizarse en el marco de los procesos de contratación que desarrollen las Entidades. Además, si estos documentos se encuentran en un idioma distinto al castellano, deben traducirse según lo dispuesto en la normativa de contrataciones del Estado. Ahora bien, en cuanto a los requisitos o formalidades que deben cumplir las empresas para ser consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú, debe indicarse que dicho análisis –en lo que se refiere a aspectos no regulados en la normativa de contrataciones del Estado– corresponde ser realizado por aquella Entidad competente en la materia, toda vez que ello excede la habilitación prevista en el literal n) del artículo 52 de la Ley.

• CONCLUSIONES

3.1. A efectos de acreditar los requisitos de referidos a la formación académica y experiencia del personal clave, el postor adjudicado puede presentar copia de documentos públicos o privados extendidos en el extranjero, siempre que, previamente, dichos documentos hubiesen cumplido con todos los requisitos necesarios para dotarlos de validez en el Perú; además de cumplir, según corresponda, con las demás exigencias previstas en la normativa de contrataciones del Estado, como por ejemplo, la traducción en el caso de documentos expedidos en idioma distintos al castellano. 3.2. En virtud de lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, es posible que los postores presenten “copias simples o copias legalizadas notarialmente, acompañadas de declaración jurada del administrado acerca de su autenticidad” de las traducciones efectuadas por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado –según sea el caso–, en reemplazo del original de la referida traducción. Jesús María, 18 de junio de 2020

PATRICIA SEMINARIO ZAVALA

Directora Técnico Normativa

RMPP.